Aspects techniques et bonnes pratiques pour les visioconférences | 41ᵉ colloque 2023

Aspects techniques et logistiques

Les ateliers virtuels

• Ils sont majoritairement destinés aux participants à distance même si, exceptionnellement, un participant sur place pourrait choisir de s’isoler et participer à un atelier virtuel plutôt que d’aller dans une salle et participer à un atelier en présence.
• Dans la majorité des cas, l’atelier virtuel est une reprise d’une version animée sur place qui aura lieu après ou avant la version virtuelle.
• Si vous animez un atelier virtuel sur place, vous serez installé dans le coin d’une petite salle destinée à cet usage ainsi qu’au rangement de matériel.
• Vous y trouverez :
  • Une table, deux chaises et une multiprise
  • Un moniteur d’ordinateur et un fil HDMI
    (pour vous permettre d’afficher la fenêtre de Teams (écran 2) qui montre les visages des participants en plus de partager votre écran principal)
• Vous devriez apporter :
  • Votre ordinateur avec un adaptateur HDMI si votre ordinateur n’a pas un tel port
  • Un micro-casque (bonne idée pour tous, incontournable si vous êtes deux animateurs en plus du fait que vous ne devriez pas activer votre micro en même temps dans Teams)
• Le tableau plus bas dans cette page vous précisera votre lieu d’animation.

Les ateliers comodaux

• Ils sont destinés en même temps aux participants à distance et aux participants sur place.
• Il n’y aura que deux ateliers comodaux par bloc d’atelier qui auront lieu dans les mêmes deux salles spécialement aménagées.
  • Les participants à distance vont rejoindre votre visioconférence (Microsoft Teams) afin d’y voir votre partage d’écran ou la vue du devant de la salle d’atelier (écran et animateurs), choix qu’ils pourront faire et changer à tout moment.
  • C’est une barre multimédia (Poly Studio) qui sera utilisée pour retransmettre la vue du devant de la salle.
  • Vous, vos co-animateurs ou les participants sur place qui voudraient poser une question pendant l’atelier devrez utiliser l’un des trois microphones qui seront à votre disposition afin que les gens à distance puissent bien vous entendre.
  • Nous disposerons aussi un ordinateur devant la salle de sorte que sa caméra pointe vers les participants sur place afin d’offrir cette vue aux participants à distance.
  • Pour offrir une expérience équitable aux participants à distance et à ceux en présence, vous pourrez inviter tous les participants en présence à utiliser le clavardage de la réunion (sans participer à la visioconférence en entier afin de minimiser la bande passante requise).
  • Un accompagnement spécifique pour les animateurs des ateliers comodaux sera offert sous peu et nous utiliserons ce diaporama dont les détails techniques ne sont pas confirmés à 100%. Cette rencontre virtuelle sera enregistrée et l’enregistrement sera partagé aux animateurs des ateliers comodaux.

Pour votre visioconférence (virtuels et comodaux)

• • Vous devriez utiliser l’application de bureau Microsoft Teams afin d’avoir accès à toutes les fonctionnalités.
  • Vous devez utiliser le compte de l’AQUOPS dédié à votre atelier pour animer votre visioconférence.
    (pour l’atelier 1101v par exemple, ça sera 1101v@rv.aquops.qc.ca et le mot de passe est Chapo2022 )
  • Un seul animateur utilisera ce compte Microsoft (___@rv.aquops.qc.ca). Les autres devront utiliser leur propre compte Microsoft et rejoindre la réunion Teams en utilisant le lien partagé par l’animateur principal qui pourra, au besoin, assigner des droits de présentateur.
  • La visioconférence de votre atelier a déjà été créée. Vous la retrouverez dans le calendrier (Teams) de ce compte Microsoft, à la date et à l’heure de votre atelier.
  • L’hyperlien relié à cette visioconférence a déjà été consigné dans la plateforme événementielle (Fanslab) pour être partagé aux participants inscrits .
  • Vous devrez démarrer vous-mêmes l’enregistrement de votre atelier, mais un Gentil Animateur Virtuel (GAV) passera dans chacune des salles 15 minutes avant le début des animations pour vous accompagner dans cette tâche au besoin.
  • Nous vous prions d’utiliser cette image ou celle-ci à titre d’arrière-plan pour votre visioconférence (procédure au besoin)
  • Prévoyez des hyperliens raccourcis pour partager vos documents et références Web pendant votre atelier au besoin.
  • Vous aurez accès à cette salle AJAT (Accompagnement Juste À Temps) dédiée aux animateurs pendant tout le colloque (page d’accueil de Fanslab). C’est une réunion Teams dans laquelle vous retrouverez en permanence au moins un GAV (Gentils Accompagnateurs Virtuels) pour vous aider.

Nous vous invitons à vous approprier ces aspects techniques ainsi que les fonctionnalités incontournables de Microsoft Teams à l’aide des clips vidéo suivants :

Lieux de « tournage » des visioconférences des ateliers virtuels

Aspects pédagogiques

Animer des ateliers virtuels à deux et un atelier comodal à trois, ce n’est pas un luxe. C’est plus dynamique pour les participants et ça permet d’assurer un meilleur suivi des communications dans le clavardage pendant l’animation. C’est aussi pratique lorsque surviennent des pépins techniques. Assurez-vous d’avoir une autre façon de communiquer avec votre co-animateur (textos par exemple) si cette personne n’est pas au même endroit que vous pour animer.