Aspects techniques et bonnes pratiques pour les visioconférences | 42ᵉ colloque 2024

Aspects techniques et logistiques

Les ateliers virtuels

• Ils sont majoritairement destinés aux participants à distance même si, exceptionnellement, un participant sur place pourrait choisir de s’isoler et participer à un atelier virtuel plutôt que d’aller dans une salle et participer à un atelier en présence.
• Dans la majorité des cas, l’atelier virtuel est une reprise d’une version animée sur place qui aura lieu après ou avant la version virtuelle.
• Si vous animez un atelier virtuel sur place, vous serez installé dans le coin d’une petite salle destinée à cet usage ainsi qu’au rangement de matériel.
• Vous y trouverez :
  • Une table, deux chaises et une multiprise
  • Un moniteur d’ordinateur et un fil HDMI
    (pour vous permettre d’afficher la fenêtre de Teams (écran 2) qui montre les visages des participants en plus de partager votre écran principal)
• Vous devriez apporter :
  • Votre ordinateur avec un adaptateur HDMI si votre ordinateur n’a pas un tel port
  • Un micro-casque (bonne idée pour tous, incontournable si vous êtes deux animateurs en plus du fait que vous ne devriez pas activer votre micro en même temps dans Teams)

Les ateliers offerts en webdiffusion

• Ils sont destinés en même temps aux participants à distance et aux participants sur place.
• Contrairement à l’an dernier, les participants à distance ne pourront pas s’exprimer de vive voix et se faire entendre par vous ou les participants sur place. Ils n’auront que le clavardage pour entrer en contact avec vous.
• Ils auront lieu dans des salles spécialement aménagées pour la webdiffusion qui se trouvent toutes au CCQ plutôt qu’au Hilton.
  • Une caméra sera installée à quelques mètres du devant de la salle pour retransmettre cette vue
  • Les animateurs ou les participants sur place qui voudraient poser une question pendant l’atelier devront utiliser l’un des trois microphones qui seront à votre disposition afin que les gens à distance puissent bien vous entendre
  • Les participants à distance vont rejoindre votre visioconférence (Microsoft Teams) afin d’y voir votre partage d’écran ou la vue du devant de la salle d’atelier (écran et animateurs), choix qu’ils pourront faire et changer à tout moment
  • Vous pourrez utiliser notre ordinateur et vous n’aurez qu’à y transférer votre document de présentation pour animer
  • Vous pourrez utiliser votre ordinateur si vous arrivez 20-30 minutes avant le début de votre atelier et nous vous aiderons à le relier au projecteur, à la console de son et à la visioconférence dans Teams.

   

Pour votre visioconférence (virtuels et webdiffusions) … à tester avant le colloque

• • Vous devriez utiliser l’application de bureau Microsoft Teams afin d’avoir accès à toutes les fonctionnalités.
  • Vous devez utiliser le compte de l’AQUOPS dédié à votre atelier pour animer votre visioconférence.
    (pour l’atelier 101v par exemple, ça sera 101v@rv.aquops.qc.ca et le mot de passe est Chapo2424 )
  • Un seul animateur utilisera ce compte Microsoft (___@rv.aquops.qc.ca). Les autres devront utiliser leur propre compte Microsoft.
  • La visioconférence de votre atelier a déjà été créée. Vous la retrouverez dans le calendrier (Teams) de ce compte Microsoft, à la date et à l’heure de votre atelier.
  • L’hyperlien relié à cette visioconférence a déjà été consigné dans la plateforme événementielle (PairConnex) pour être partagé aux participants inscrits.
  • Vous ne devez donc pas modifier ou supprimer la visioconférence, mais vous devriez la tester, la rejoindre et inviter vos co-animateurs à la rejoindre en même temps que vous afin de vérifier que tout fonctionne à votre goût.
  • Vous pourrez quitter la réunion une fois vos tests terminés sans affecter son bon fonctionnement pour le colloque.
  • Vous devrez démarrer vous-mêmes l’enregistrement de votre atelier, mais un Gentil Animateur Virtuel (GAV) passera dans chacune des salles 15 minutes avant le début des animations pour vous accompagner dans cette tâche au besoin.
  • Nous vous prions d’utiliser cette image ou celle-ci à titre d’arrière-plan pour votre visioconférence (procédure au besoin)
  • Vous aurez accès à cette salle AJAT (Accompagnement Juste À Temps) dédiée aux animateurs pendant tout le colloque (page d’accueil de Fanslab). C’est une réunion Teams dans laquelle vous retrouverez en permanence au moins un GAV (Gentils Accompagnateurs Virtuels) pour vous aider.

Nous vous invitons à vous approprier ces aspects techniques ainsi que les fonctionnalités incontournables de Microsoft Teams au besoin et à l’aide des clips vidéo suivants :

Lieux de « tournage » des visioconférences des ateliers virtuels

Pour résumer les incontournables

Aspects pédagogiques

Animer des ateliers virtuels à deux et un atelier comodal à trois, ce n’est pas un luxe. C’est plus dynamique pour les participants et ça permet d’assurer un meilleur suivi des communications dans le clavardage pendant l’animation. C’est aussi pratique lorsque surviennent des pépins techniques. Assurez-vous d’avoir une autre façon de communiquer avec votre co-animateur (textos par exemple) si cette personne n’est pas au même endroit que vous pour animer.