Aspects techniques et bonnes pratiques pour les visioconférences | 40ᵉ colloque 2022

Aspects techniques

  • Vous devez utiliser Microsoft Teams pour animer votre visioconférence.
  • Vous devez installer l’application de bureau afin d’avoir accès à toutes les fonctionnalités.
  • Vous devez utiliser le compte de l’AQUOPS dédié à votre atelier pour animer votre visioconférence.
    (pour l’atelier 1101, ça sera 1101@2021.aquops.qc.ca et le mot de passe est Chapo2021 )
  • Un seul animateur devrait utiliser ce compte de l’AQUOPS, les autres devraient utiliser leur propre compte et se joindre à la réunion Teams. Au besoin, il sera possible pour l’animateur d’offrir le rôle de présentateur à plusieurs personnes. Détails dans les capsules vidéo plus bas.
  • La visioconférence de votre atelier sera créée pour vous. Vous ne devez pas la modifier, car l’hyperlien relié à cette dernière a déjà été consigné pour être partagé aux participants inscrits.
  • Vous pouvez accéder à la visioconférence de votre atelier à l’aide du calendrier de Microsoft Teams en vous rendant à la date et à l’heure de votre atelier.
  • Vous devrez démarrer vous-mêmes l’enregistrement de votre atelier, mais un Gentil Animateur Virtuel (GAV) passera dans chacune des salles 15 minutes avant le début des animations pour vous accompagner dans cette tâche.
  • Nous vous prions d’utiliser l’une de ces images en arrière-plan pour votre animation afin que les participants puissent facilement vous reconnaître, vous pourrez insérer cette image en suivant ces quelques étapes.
  • Prévoyez des hyperliens raccourcis pour partager vos documents et références Web pendant votre atelier au besoin. Monurl.ca offre gratuitement ce service.
  • Vous devriez utiliser 2 écrans ou 2 appareils pour partager votre diaporama (écran 1) et continuer de pouvoir afficher Teams (écran 2) et avoir accès aux visages des participants et au clavardage
  • Vous êtes cordialement invités à partager avec inscriptions@aquops.qc.ca les fichiers que vous désirez joindre à votre fiche d’atelier dans le programme. Vous pouvez préciser que vous désirez que ces fichiers soient publiés seulement après les ateliers virtuels au besoin.
  • Vous pourrez nous faire parvenir des messages à transmettre aux participants inscrits à votre ou vos ateliers une semaine avant la date de votre atelier.
  • Vous aurez accès à une salle AJAT (Accompagnement Juste À Temps) dédiée aux animateurs pendant tout le colloque : cette réunion Teams dans laquelle se trouveront en permanence plusieurs GAV (Gentils Accompagnateurs Virtuels) pour vous aider.

Nous vous invitons à vous approprier ces aspects techniques ainsi que les fonctionnalités incontournables de Microsoft Teams à l’aide des clips vidéo suivants :

Aspects organisationnels

  • Choisissez une pièce calme, isolée et à l’abri des dérangements (cellulaire, téléphone, collègues, enfants, animaux) pour animer votre atelier.
  • Assurez-vous que l’éclairage est suffisant pour qu’on puisse bien voir votre visage et évitez le contre-jour.
  • Vérifiez votre équipement la veille et à nouveau juste avant l’atelier en portant une attention particulière à votre microphone et à la qualité du rendu pour vos interlocuteurs.
  • Cadrez bien votre visage dans la caméra pour que les participants voient bien votre visage.

Aspects pédagogiques

Animer des ateliers virtuels à deux, ce n’est pas un luxe. C’est plus dynamique pour les participants et ça permet d’assurer un meilleur suivi des communications dans le clavardage pendant l’animation. C’est aussi pratique lorsque surviennent des pépins techniques. Assurez-vous d’avoir le numéro de téléphone de votre coanimateur sous la main en cas de problèmes techniques.

Aspects techniques et organisationnels

  • Lorsque vos participants joindront votre atelier, s’ils ne sont pas trop nombreux, invitez-les à activer leur caméra et à dire quelques mots afin de vérifier le bon fonctionnement de leur appareil ainsi que le niveau sonore de leur microphone.
  • Partagez vos attentes quant à l’ouverture et à la fermeture des microphones et des caméras pendant l’atelier.
  • Informez les participants des fonctionnalités qu’ils devront utiliser pour réagir ou demander un droit de parole (la main levée et le clavardage par exemple) ou consulter les ressources que vous prévoyez partager à l’aide du clavardage s’il y a lieu.

Aspects techniques et organisationnels

  • Présentez le contenu de l’atelier en utilisant des diaporamas ou des documents qui offrent au moins en partie des éléments visuels.
  • Assurez-vous d’équilibrer le temps de parole entre les animateurs et les participants.
  • Invitez régulièrement les participants à être actifs : tour de table, tableau blanc, commentaires, questions-réponses, sondage, etc. L’interaction compensera le fait que l’atelier est virtuel.
  • Validez régulièrement la compréhension des participants de diverses façons :
    • Posez la question de vive voix
    • Invitez les participants à écrire dans le clavardage
    • Offrez un document collaboratif sur lequel les participants peuvent écrire
  • Partagez vos hyperliens à l’aide du clavardage en plus de les insérer dans votre diaporama.
  • C’est encore mieux si ce sont des URL courtes.

Aspects relationnels

  • Créez un environnement accueillant pour faire en sorte que chacun se sente bienvenu et écouté.
  • Clarifiez l’intention et établissez des attentes claires dès le début.
  • Favorisez les échanges entre les participants tout en évitant l’excès d’intervention.
  • Soyez attentif au ton de vos messages.
  • Soyez inclusif et faites des rapprochements entre les commentaires des participants, cela définira le type de discussion ainsi que les comportements attendus
  • Périodiquement, félicitez les participants pour leurs messages. Un « bonne idée », « je suis d’accord » ou « bon exemple » leur fera savoir qu’ils sont écoutés.
  • Recadrez les échanges au besoin afin de respecter l’intention annoncée.
  • Annoncez les différents moments de votre atelier en suggérant une nouvelle tâche, en posant une question ou tout simplement en l’introduisant par un message clair et précis.

Aspects organisationnels

  • Utilisez les dernières minutes pour faire une synthèse de votre atelier en utilisant :
    • Un formulaire en ligne
    • Un tour de table.
    • Le clavardage
  • Remerciez les participants et invitez-les à remplir le formulaire d’appréciation qui leur est destiné (l’hyperlien de ce formulaire vous sera partagé sous peu).
  • Vous n’avez pas à vous soucier de l’enregistrement qui va automatiquement s’enregistrer dès que vous allez quitter la visioconférence. Nous allons récupérer ce dernier, effectuer un léger montage et le rendre disponible tel que convenu aux autres animateurs ainsi qu’aux participants qui étaient inscrits à plus de 3 blocs.

Aspect organisationnel

Nous vous inviterons à remplir un formulaire d’appréciation qui vous est spécifiquement destiné à titre d’animateur afin de nous permettre de recueillir vos commentaires et nous améliorer.